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超高效时间管理:用12周完成12月的工作

2019-11-03 22:00:21 来源:大文网
内容摘要:每12周时间都是独立的——每个12周都是我们的“一年”。我们有的客户他们一年的财政年度截止时间是6 月30日,并且他们的业绩在6月会经历一次大幅上涨,这是因为他们努力想要强势收尾这一年的工作。“用12
 

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请你在阅读笔记前思考:

多年来,我们一直在为客户服务,我们从他们身上发现了一个有趣的现象。他们中的大多数人,有意识或无意识地,认为他们的成功或失败应该用他们在某一年的成就来衡量。

他们设定年度目标,制定年度计划,然后将它们分成季度计划、月度计划,有时甚至是特定事项的周计划,但最终他们仍然以一年为单位来衡量他们的成就。这种现象被我们总结为一年一度的思维陷阱。

1.放弃年度思维

年度化思维的核心是默认一年中总有足够的时间来实现自己的目标。例如,我总觉得现在才一月,十二月还很遥远。

想象一下,新年伊始,我们有一个宏伟的愿景。到一月底,我们通常会发现我们没有达到最初设定的目标。虽然我们会失望,但我们不会太担心。

我们会告诉自己:“没关系。我有足够的时间。我有11个月的时间来弥补我应该做的事情。”

到三月底,我们仍然稍微落后于计划,但是我们仍然不着急。

为什么?因为我们仍然认为我们有很多时间可以赶上。这种思维方式将持续到年底。

我们错误地认为我们会有很多时间,所以相应地我们做得很慢。我们没有紧迫感,也没有意识到每周、每天甚至每分每秒的重要性。但从根本上说,有效的办公室工作取决于每天和每周的实践。

关于年度化思维的另一个误解是,我们相信到每年下半年,我们将取得实质性突破。

这就像每年九月或十月的奇迹,那时我们的项目或目标会突然取得快速进展。

假设我们本周没有取得实质性进展,我们怎么能指望我们在下一年做出改变呢?

事实是每周都很重要!每天每时每刻好好利用它!我们应该意识到我们的执行并不在于每个月或每个季度,我们应该考虑我们每周或每天的表现。

年度思考和计划可能不会激发我们完美的表现。为了达到最好,我们必须跳出每年的思维模式,而不是把一年作为一个执行周期,我们必须重视每一个较短的时期。

这一年一度的实施周期让人们忽略了一个重要的事实:生活是每一刻,而最终的成功是由于每一刻的不懈努力。

一年一度的想法误导人们认为重要的事情可以推迟,原来的计划仍然可以完成。

那么我们可以在这里说,几乎所有的企业和组织都是以年度模式运作的,其中许多企业和组织能够实现它们的目标。但我想反驳的是,他们已经完成的项目并不是他们能达到的最好结果。

我们目睹了一些成功的企业在短短12周内将绩效提高了50%。我们帮助一家价值10亿美元的经纪公司在六个月内将其销售额翻了一番。

如果按照年度周期进行,这些根本无法实现。如果企业和个人可以跳过这种年度周期模式,那么他们将取得更好的效果。

放弃年度思维模式,看看会发生什么。

2.把12周想象成一年

忘记“年”的概念。到目前为止,我们可以清楚地看到年度化思维的陷阱。让我们重新定义一年:一年不再是12个月,现在只有12周。是的,一年现在是12周。

一年不分为四个季节,这都是旧的思维模式。现在,一年是12周,下一年是新的12周,以此类推。每12周是独立的——每12周是我们的“一年”。

想象一下“12周完成12月的工作”的可能结果。我们每年12月经历的紧张、兴奋和专注现在可以继续下去了。最初每12个月带给我们的年终驱动力现在可以一直感受到。

人们在11月和12月开始做出巨大的改变,因为他们知道12月31日将会到来,他们的结果将会被审查。正如本书前面提到的,12月31日本身只是一年中任意的一天,但由于它被指定为一年的结束,人们将把它视为一个检查和评估一年成就的机会。

由于我们赋予它的使命,这平凡的一天变得极其重要。

我们的一些客户的会计年度截止日期是6月30日,他们的业绩将在6月份大幅上升,因为他们正努力强势结束这一年。

日期在很大程度上还不确定。有这样一个时间点来结束游戏并宣布成功或失败是很重要的。

“超高效时间管理:12月完成工作的12周”为评估我们的成功(或失败)提供了一个新的截止期。

“12周完成12月份的工作”的一大好处是期限不远,我们不能忽视它的存在。

12周的时间足以确保任务的完成。但它足够短,足以产生紧迫感和动力。当截止日期临近时,我们天性中的人会有不同的反应。因此,我们应该改善拖延,减少或消除懒惰,并更多地关注重要的事情。

“超高效的时间管理:12周完成12月的工作”也要求我们正视执行不力的时刻。

毕竟,如果我们一年只有12周的时间,我们还能抽出多少周时间慢慢来?因为我们最多可以花一两周的时间,这一周的剩余时间将变得越来越重要。

“12月份完成这项工作需要12周时间”,这让我们每周甚至每天都关注这项工作的实施情况。

想象一下,一年中没有多少日子可以浪费了,我们永远也不会过分推迟那些重要的事情。

高效的实施并不取决于半年度、季度或月度系统的周期划分,而是取决于每日和每小时的持久性。“十二周完成十二月的工作”可以让人们更直接地面对现实。

此外,我们现在可以预测如果我们“在12周内完成12月的工作”会发生什么。以前,如果一个人为自己设定了年度延期目标,如果发现目标无法在第三季度完成,就会产生目标未完成的失落感。

对于一些个人和团体来说,在10月前放弃并不罕见。但是现在,按照12周一年分期付款的方法,这种现象不会发生。

因为每12周我们都会有一个新的开始——新的一年!因此,即使我们经历了非常艰难的12周,也要挥手为新的开始做好准备。如果我们为这12周感到骄傲,那么我们可以继续利用风。无论如何,每12周是一个新的开始。

花12周时间完成12月的工作真的会带来巨大的变化!

根据日历年的传统,我们仍然可以好好休息,放松,在“12月完成工作的12周”结束时庆祝一下,然后再做好准备。

它可以是三天的周末或一周的假期。重要的是,我们要利用这段时间反思、重组自己,给自己充电。

渴望成功的人总是向前看,不会对自己的成就停留太久。“在12周内完成12月份的工作”的方法给了我们至少四倍的机会去欣赏和庆祝我们的进步和收获。

坚持“在12周内完成12月份的工作”将有助于我们避免将工作推迟到一天结束,并确保我们每周都非常高效!

一旦你有了一个清晰的梦想,你需要制定一个实现它的计划。如果你现在和你的家人在度假,你没有地图开车穿过田野,你肯定会认为这太糟糕了!

没有计划的梦是白日梦。

当你想实现你的梦想和职业目标时,制定计划尤为重要。当你在全国旅行时,它甚至比导航地图更重要。然而,可悲的是,大多数人在旅行时比工作时花更多的时间计划。

按照计划工作可以给人们带来三个明显的好处。

一是减少错误。制定计划能让你提前思考实现目标的最佳方式。如果在计划中发现不足,可以避免实施过程中的错误。

第二是节省时间。研究表明,计划可以节省大量的时间和资源。这似乎有些矛盾。许多人认为不能持续做事是效率低下的表现,但事实上,计划的时间通常是最有效率的时间。

第三,关注目标。制定计划就像一张完美的路线图,它不仅能集中你的精力,还能让你的目标更加清晰。制定一个计划对你来说非常重要,因为每天你都被各种各样的事情困扰着,但是这个计划可以不断地指引你走向更重要的目标。

1.12周计划

这个为期12周的计划不同于其他众所周知的方法。它的一些好处比传统的年度计划要好。

这里的12周计划不是传统概念中的季度计划,因为季度计划是年度思维模式的一部分。

12周计划意味着每12周是相互独立的,每12周就是新的一年。按照计划实施是一个变得更好的新机会。

与年度计划相比,12周计划有三个不同之处。第一个区别是12周计划更容易预测。你对未来计划得越久,它就越不可预测。

长期计划是基于以前的想法,而这些想法是基于以前的想法。如果你真的能预测未来,请打电话给我,我想和你谈谈哪只股票会给你更好的回报!

事实上,即使可能,也很难预测你未来11或12个月的生活,这就是为什么年度计划通常是基于目标的。

12周计划的可预测性要精确得多,你可以非常清楚接下来的12周你每周需要做什么。这个12周的计划是基于数字和行为的,它们将你的行动和预期的结果紧密联系在一起。

12周计划的第二个不同之处在于,它更注重目标。大多数年度计划都有太多的目标,这也是实施计划失败的主要原因之一。

年度计划包含这么多目标的原因是,你计划了一个12个月的周期,列出了你想在接下来的365天内完成的所有事情。难怪你会感到失望和沮丧。

最终,你会因为太多的事情而分心——这不是我们成功的秘诀。

这个世界上总有比你追求的更多的机会。实施12周计划的方法是关注关键点,而不是泛泛而谈。

在12周的计划中,你会发现1 ~ 3件最重要的事情,然后集中精力完成它们。在这个为期12周的计划中,我们将把重点放在几个关键领域,为计划的实施提供动力和紧迫性。

12周计划的第三个不同之处在于结构体系。根据过去的经验,制定了许多计划来制定一个好的计划。因此,在大多数情况下,这些计划被放在一个漂亮的活页夹里,很少实施。

2.每周计划

每周计划是一个强大的工具,可以将你的12周计划转化为每天和每周的行动。

同时,每周计划也是整合你每周时间和任务的工具。这是你的每周活动计划,它会让你每天专注于你的核心活动。

每周计划可以让你计划你的活动,这样你就可以专注于真正重要的长期和短期任务,并且始终保持专注和高效,而不是被那些让你偏离计划的噪音和干扰所困扰。

每周计划并不是一份荣耀的待办事项清单。相反,它反映了你12周计划中的关键战略活动,包括每周需要做什么来实现你的目标。

有效的周计划的基础和起点是12周计划。12周计划包括实现12周目标所需的所有策略。

每个策略都有一个指定的完成周。这些策略通过指导你的日常行动来推动你完成每周计划。因此,每周计划只是12周计划的衍生物,基本上是12周计划的1/12。

为了更有效地利用你的周计划,你需要在每周开始的15-20分钟内回顾你过去一周的进展,并为下周做计划。此外,每天的前5分钟应该用来回顾你的周计划,以便更好地安排一天的活动。

“12周完成12月份工作”的计划可以通过强调每周的价值让你更加专注。在这个计划中,一年相当于12周,一个月相当于一周,一周相当于一天。

如果你以这种方式看待每一天,它会变得更加重要。

你的周计划让你专注于自己的行动,在某些事情上取得更突出的成绩,而不是在很多事情上平庸。

因此,每周计划是一个强大而不可或缺的工具,以确保你的工作取得最大的成果。

你的周计划包括战略和优先事项、长期和短期任务,以及在一定时间框架内要完成的任务。

这有助于你专注于计划中每周必须做的事情,并让你朝着“在12周内完成12月份的工作”的目标前进。另一方面,你的目标让你坚持自己的愿望,让一切紧密相连。

要真正从这个工具中受益,你需要时刻记住它,并在日常工作中有效地使用它。

从每周计划开始,每天将进行几次检查。如果你已经安排好了一天的任务,请在完成之前不要回家。确保你完成了你应该每周完成的重要任务。

1.有效的规划结构

如果你想成功,计划的结构也很重要。好的计划通常有适当的目标。如果我们的目标不是特别具体或难以量化,那么计划就会变得模糊不清。

我们12周的目标越具体和量化,计划就越实际和可行。

许多人的12周计划包括2-3个目标。例如,我们12周的目标之一可能是减掉10磅,另一个目标是在新业务中赚105,000美元。

当我们制定计划时,我们需要考虑为这两个目标制定相应的策略。减肥策略是实现我们理想体重的一些具体措施。

如果我们想减肥,策略通常是限制我们每天摄入1200卡路里的热量,每周做3次20分钟的有氧运动。写一个完整的句子,以我们需要的策略的动词开始。

我们写下目标和策略的方式非常重要。要获得105,000美元的收入,需要一系列的策略。

以下五个标准将有助于制定12周计划中的目标和策略。

标准1:描述具体且易于量化。

每一个目标和每一种策略都应该尽可能量化,并且应该定义成功的标准。我们需要打几个电话?我们需要减掉多少磅?我们需要跑多长时间?我们需要赚多少钱?越具体越好!

标准2:用积极的方式描述。

描述我们希望会发生的积极结果。例如,不要说2%的错误率,我们可以说98%的正确率。

标准3:确保可行性。

如果我们可以不做任何改变就实现这个目标,那么我们可能需要重写它。如果目标无法实现,那么我们需要回到现实中来。

如果我们从未在工作场所要求客户推荐,那么以下策略,如“与每个客户沟通时要求推荐”可能很难实施。

一个更现实的策略可能是“每周至少向一个客户推荐一次”

标准4:明确的责任。

这个标准适用于在团队中执行计划(如果我们独立执行计划,那么责任在于我们所有人)。

对每一个目标和战术都有一个明确的责任分工是非常重要的!一个和尚打水喝,三个和尚没有水喝!

标准5:设置时间限制。

截止日期可以促使我们开始并坚持下去。务必设定一个目标日期,否则我们的策略将无法实施。

除了上述标准之外,还需要为每种策略写一个以动词开头的完整句子,以确保在最后期限内完成。

2.高性能时间

有效时间利用是“12周完成12月工作”制度的五个规范之一,其他四个规范——期望、计划、过程控制和评分——共同构成了该制度。

我们生活中的所有成就都需要时间。只有分配时间给他们和重要的事情,他们才能完成。花时间在最重要的事情上是成功的基石之一。

有效时间是一个易于使用的时间段系统。通过有意识地花费你最宝贵的资产,时间,你可以像首席执行官一样接管全局。

你使用高效时间系统的能力是个人领导力的表现。如果你有意识地、有效地利用时间,你将成为一个更有效率的领导者,以更快的速度拓展你的业务并取得成功。

如第七章所述,这三个部分构成了时间有效利用的基础,它们分别是战略时间块、缓冲时间块和逃逸时间块。每一项都旨在帮助您更高效地完成关键活动。

战略时间段的长度为三个小时,通常安排在一周的前几天,因此如果在一周中被中断或取消,将有时间重新安排。战略时间段应该用来处理业务,即使是在工作很少的时候。通常,每周一个战略时间段就足够了。

缓冲时间块设计用于处理低优先级活动,通常为30分钟至1小时,每天可以安排一次或两次。缓冲时间块中的实际时间取决于实际的事务需求,例如电子邮件、电话、中断或杂务的数量。

逃生时间段旨在防止精疲力竭,释放更多空闲时间。它有三个小时的长度,应该每周安排一次——如果剩下的“12周完成12月份的工作”系统可以工作的话。

我们建议在系统正式运行之前,每月只安排一次逃逸时间段,您的实现非常好。

除了这三个类别,您还需要安排时间段来执行其他重要操作。一个有效的时间系统可以把每周分成时间段,帮助你把时间分配给最重要的事情。

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